Datenschutzerklärung

Stand: 28.12.2025

1. Verantwortlicher

2. Zweck und Umfang der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der Bereitstellung des KI-basierten Anrufbeantwortungsdienstes SmartCall Assist. Dazu gehören insbesondere:

• Verarbeitung eingehender Anrufe über Twilio,
• Transkription und KI-Antworten über OpenAI auf Microsoft Azure,
• Speicherung von Transkripten und Gesprächszusammenfassungen (max. 30 Tage),
• technische Protokollierung zur Fehleranalyse und Abrechnung.

3. Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an stabiler, sicherer Servicebereitstellung).

4. Kategorien von Empfängern

• Twilio Inc., Region IE1 (Irland), zur Abwicklung von Telefongesprächen,
• Microsoft Azure (EU) und OpenAI on Azure zur Spracherkennung und -generierung,
• Fathom Analytics (usefathom.com), datenschutzfreundliche Analyse ohne Cookies,
• Mailtrap (UniOne Group), zum Versand von System- und Verifizierungs-E-Mails.

Mit allen genannten Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

5. Speicherdauer

• Transkripte und Gesprächszusammenfassungen: 30 Tage,
• Inhalte im Papierkorb: 3 Tage,
• technische Logdaten: bis zu 90 Tage,
• Vertragsdaten: nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6–10 Jahre).

6. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine E-Mail an hallo@smartcallassist.de.

7. Sicherheit

Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU gespeichert. Der Zugriff ist durch Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen geschützt.

8. Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet Cookies, die für den technischen Betrieb erforderlich sind. Dazu zählen insbesondere:

• Session-Cookies (z. B. laravel_session), um den Login-Status während einer Sitzung aufrechtzuerhalten,
• Sicherheits-Cookies (z. B. XSRF-TOKEN), um Formulareingaben vor Missbrauch zu schützen.

Diese Cookies sind technisch notwendig und werden nach Ende der Sitzung automatisch gelöscht.
Die Verwendung erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website).

Darüber hinaus verwenden wir Fathom Analytics (usefathom.com) zur anonymisierten Reichweitenmessung.
Fathom setzt keine Cookies und speichert keine personenbezogenen Daten. Die Auswertung erfolgt ausschließlich aggregiert.

Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich, da keine nicht-essentiellen Cookies oder Tracking-Technologien eingesetzt werden.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen des Dienstes oder der Rechtslage anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf der Website veröffentlichte Fassung.